De werkzaamheden van een certificeringsinstantie

Om te laten zien dat u kwaliteit levert wat betreft product of dienst, is er in ons land een certificeringssysteem in het leven geroepen, die voor alle EU landen geldt. Iedereen kent vast wel de afkortingen voorafgegaan door VCA, VCO of VCU. Om voor dergelijke certificaten in aanmerking te komen, heeft u als ondernemer nogal wat aan te tonen. Het proces van certificering begint met een actieplan en wordt uitgevoerd door een erkende certificeringsinstantie.

Een actieplan met actiepunten, dat is waarmee het proces van een certificaat aanvragen begint. Vervolgens komt er een certificeringsinstantie een audit uitvoeren, om te controleren of u aan alle eisen voldoet. Is dit het geval, dan krijgt u het certificaat waarmee u een bepaalde mate van kwaliteit laat zien. Met een certificaat haalt u klanten binnen, want mocht het zo zijn dat een klant dient te kiezen tussen u of een concurrent zonder certificaat, dan zal deze klant vrijwel altijd voor u kiezen. De achterliggende gedachte is omdat een dergelijk oordeel van de certificeringsinstantie de klant meer zekerheid geeft.

VCA-audit wordt vaak in twee fases uitgevoerd

In alle branches kunnen certificaten aangevraagd worden, zo bestaat er dus ook een audit in de zorg. U huurt een erkend certificeringsbureau in. Een dergelijke instantie zal in eerste instantie van u willen weten hoe de bedrijfsstructuur in elkaar steekt. Zij vragen daarvoor veelal een organogram en informatie op over het aantal medewerkers, werklocaties, projecten en de aard van de vaktechnische activiteiten. Zelf wordt u geïnformeerd over op welke wijze de certificaten worden toegewezen. Als de daadwerkelijke procedure van start gaat, valt deze meestal onder te verdelen in twee delen: de papieren audit en een praktijkaudit. De certificeringsinstantie controleert in de eerste fase de documenten en procedures. Daarnaast worden interne audits uitgevoerd door de specialisten. De praktische fase bestaat doorgaans uit het interviewen van medewerkers op de werklocatie en uit het controleren of de maatregelen die op papier staan goed zijn toegepast. Pas als de tekortkomingen in beeld zijn gebracht en zijn opgelost, sluit de certificeringsinstantie het proces af. De certificeringsinstantie maakt vervolgens een rapport dat wordt nagelopen door iemand van de landelijke certificatie instelling. Is alles in orde, dan mag u zich de trotse eigenaar noemen van een certificaat, waarmee u kunt aantonen dat u kwaliteit levert.

VCA certificering bedrijf kosten

Als certificaathouder wordt u tevens opgenomen in het Centraal Certificaten Register. Potentiële klanten kunnen daar inzien welk bedrijf wel of niet gecertificeerd is. Echter is daarmee de kous nog niet af.  Er dient zeer regelmatig gecheckt te worden of de beheersystemen na verloop van tijd nog wel op de juiste wijze worden toegepast; iets dat steeds uw aandacht en uw tijd zal vergen. Met het aanvragen en behalen van een certificaat alleen bent u er dus nog niet. Het behouden van een dergelijk certificaat vraagt continu uw aandacht om veilig en gezonde bedrijfsvoering te behouden. De kosten van een certificaat is afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het aantal activiteiten dat gecertificeerd dient te worden. De prijs is dus veelal maatwerk. Vraag naar de voorwaarden bij een erkende certificeringsinstantie om te weten wat de kosten voor u zouden zijn. Een partij waarvan u op aankunt, is Normec.